Jak przygotowywać e-maile do klientów i kiedy je wysyłać?

Ponad 70% internautów regularnie (każdego dnia) sprawdza pocztę elektroniczną. Trzech na czterech badanych otwiera i przegląda wiadomości, na których otrzymywanie wyrazili zgodę.

E-mail to wciąż jeden z najskuteczniejszych kanałów komunikacji z klientami. Efektywny staje się jednak tylko wtedy, kiedy angażujące treści otrzymują właściwe osoby i w odpowiednim czasie. Jak wykorzystać e-mail marketing do sprawnej i pożytecznej komunikacji z gośćmi?

Jak budować bazę adresów?

Najważniejsza zasada w budowaniu bazy odbiorców to: “Nie idź na skróty”. Najczęściej stosowanym błędem jest zakup gotowych baz mailingowych (np. na Allegro). Skuteczność wysyłki do tego rodzaju baz jest zazwyczaj znikoma. Kupując bazę nie wiemy czy adresy są aktualne i jak bardzo – o ile w ogóle – odbiorcy zainteresowani są tematyką zakwaterowania. Odbiorcy przeważnie traktują wiadomości jako spam (niechciana poczta elektroniczna), a to z kolei wpływa na negatywną ocenę przesłanych treści u dostawców poczty elektronicznej. W następstwie, wiadomości jeszcze częściej trafiać będą do folderu ze spamem, znacznie obniżając skuteczność mailingu.

Warto zaznaczyć, że kupione bazy mailingowe bardzo często zawierają adresy pułapki, czyli tzw. spamtrapy. Są to adresy stworzone przez dostawców poczty elektronicznej, które pomagają w identyfikacji spamerów. Jeśli wyślemy wiadomość na taki adres-pułapkę, możemy być pewni, że nasze przyszłe e-maile trafi ą do spamu zamiast do skrzynek odbiorczych.

Jak gromadzić adresy mailowe, aby uniknąć spamu? W budowaniu list mailingowych kluczowa jest cierpliwość. Wartościowa baza lojalnych odbiorców musi być budowana systematycznie i stopniowo. Sposoby pozyskiwania nowych adresów mailowych to m.in.:

  • umieszczenie na stronie www i profilu na Facebooku formularzy zapisu do newslettera w dobrze wyeksponowanym miejscu (na górze strony głównej, w wyskakującym okienku, pod treścią na każdej podstronie);
  • proponowanie rabatu, biletu wstępu do pobliskiej atrakcji lub innego gratisu w zamian za zapisanie się do newslettera;
  • zorganizowanie konkursu, którego uczestnicy zobowiązani zostaną do potwierdzenia zgody na otrzymywanie wiadomości e-mail;
  • przygotowanie bezpłatnego poradnika dla turystów lub przewodnika po okolicznych atrakcjach, który będzie można pobrać w zamian za zapis na newsletter; dodanie odnośnika do zapisu do listy mailingowej w stopce wiadomości wysyłanych do obecnych lub potencjalnych klientów, których nie ma jeszcze na naszej liście mailingowej;
  • wyszukanie partnera, który w ramach wymiany barterowej umieściłby zachętę do zapisu na twój newsletter;
  • zachęcenie gości w czasie pobytu lub po jego zakończeniu o podanie swoich adresów mailowych.
emailnoclegow - Jak przygotowywać e-maile do klientów i kiedy je wysyłać?

Należy pamiętać, aby w miejscach zapisu do bazy mailingowej bezwzględnie umieścić informację o zgodzie na wykorzystanie danych osobowych do celów marketingowych. W treści e-maili nie można zapomnieć również o dodaniu odnośnika, dzięki któremu odbiorca łatwo wypisze się z listy mailingowej.

Choć może wydawać się to działaniem na własną niekorzyść, to w rzeczywistości takie posunięcie może mieć pozytywny wydźwięk. Odbiorca, który ma trudności z wypisaniem, poirytowany kategorycznie zażąda usunięcia jego adresu z bazy. Umożliwienie wypisu daje subskrybentowi komfort decydowania. W procesie wypisania jest jeszcze szansa na błyskotliwe zachęcenie go do przemyślenia postanowienia i zapytanie o powód, aby przyszłe wiadomości były jeszcze bardziej efektywne. Ostatecznie lepiej pozwolić wypisać się niezadowolonej osobie, niż trafić do jej folderu ze spamem.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Przeczytaj porady ekspertów na temat wynajmu krótkoterminowego.

Co powinien zawierać skuteczny e-mail?

Każda przesłana e-mailem wiadomość powinna mieć cel. Oczywistym jest, że najważniejszy cel obiektu noclegowego to pozyskanie gości. Z tego powodu, warto starać się tworzyć takie kreacje, które ten plan zrealizują.

1.Bardzo pomocnym elementem by to osiągnąć jest tzw. “call to action”, czyli wezwanie do działania. Zazwyczaj jest to przycisk z odpowiednim tekstem, który ma zachęcić odbiorcę do kliknięcia. Powinien być prosty, ale jednocześnie dokładnie opisywać to, czego można spodziewać się po jego kliknięciu np. “Sprawdź nasze pokoje”, “Odbierz rabat na nocleg”, “Zarezerwuj już teraz”.

2. Najważniejszy element każdego maila to jego temat (nagłówek). Od niego zależy czy nasza wiadomość w ogóle zostanie otwarta czy od razu skasowana. Nagłówek musi być intrygujący, a jednocześnie nieść informację o zawartości maila. Odbiorca nie może czuć się zdezorientowany po otwarciu wiadomości.

3. Nie należy zanudzać odbiorcy ogromną ilością tekstu. Im go mniej, tym lepiej! Dużo korzystniej zastosować angażujące hasła, przyciski, zdjęcia, statystyki czy też animacje. Obrazy skupiają dużo większą uwagę niż tekst.

4.Personalizacja mile widziana. Użycie w nagłówku lub treści maila imienia odbiorcy często podnosi jego skuteczność. Warto zatem zwracać się do swojego subskrybenta po imieniu. Jeśli mamy większą wiedzę o gościu, nie można bać się
wykorzystać jej w mailingu.

Wiemy kiedy klient u nas nocował? Przypomnijmy się po roku stosownym mailem, a być może znów przyjedzie do nas na urlop. Znamy datę urodzenia klienta? Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wysłać kod rabatowy na pobyt lub zaproponować pakiet urodzinowy z tej okazji.

5. E-mail nie może zawierać błędów. Przed wysyłką kategorycznie trzeba sprawdzić czy wszystkie odnośniki w wiadomości są poprawne, wyeliminować literówki i ewentualne błędy ortograficzne. Warto dopiąć mailing na ostatni guzik, a wtedy efekty z pewnością będą zadowalające.

6. Liczba użytkowników telefonów komórkowych rośnie z roku na rok. Coraz częściej odbieramy wiadomości mailowe właśnie na smartfonach czy tabletach, ponieważ jest to coraz wygodniejsze. Warto zadbać by nasz mail wyświetlał się poprawnie nie tylko na komputerach, ale również na urządzeniach mobilnych. Koniecznie trzeba również dopracować stronę www, aby klikający w zawartość wiadomości nie byli nieprzyjemnie zaskoczeni.

Jakie e-maile wysyłać i kiedy?

Co wysyłać? Głównie aktualne oferty, informacje o pakietach specjalnych i promocje. Warto zastanowić się jednak również nad wysyłką maili, w których zaprezentujemy swój nocleg, napiszemy kim jesteśmy, pochwalimy się otrzymanymi już do tej pory opiniami, opiszemy nietypowe miejsca w okolicy lub zdradzimy tajemnice albo ciekawostki o obiekcie noclegowym. Bombardowanie subskrybentów jedynie reklamowymi mailami nigdy nie jest wskazane.

Kiedy wysyłać wiadomości? Przede wszystkim wysyłaj wiadomości regularnie. Jak często? Niestety, nie ma w tej kwestii złotego środka. Niektórzy wysyłają wiadomości codziennie, inni raz na miesiąc i obydwa podejścia mogą być tak samo skuteczne. Wszystko zależy od typu odbiorców i warto częstotliwość wysyłek dostosować właśnie do ich oczekiwań.

Najważniejsze jest to, aby podtrzymywać komunikację z gośćmi, bo to przynosi najwięcej korzyści. Stały kontakt i pozytywne relacje to przepis na sukces.

Chcesz pozyskać nowych gości?

Opublikowano:

Autor: Marek Olczak

Propagator użytecznych i nowoczesnych rozwiązań w projektowaniu stron. Jego specjalizacja to performance marketing oraz e-mail marketing. Na pierwszym miejscu stawia skuteczną komunikację i budowanie relacji z klientem. Interesuje się nowymi technologiami i postępami w badaniach kosmosu. Autor strony alekosmos.pl. Miłośnik lasu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Prowadzisz wynajem na doby?

Ten ebook jest dla Ciebie!

Pobierz darmowy ebook