W momencie zameldowania wymagane jest okazanie ważnego dowodu tożsamości ze zdjęciem oraz karty kredytowej. Życzenia specjalne zostaną zrealizowane w zależności od dostępności, a ich realizacja może podlegać dodatkowej opłacie. Goście poniżej 18. roku życia mogą zameldować się wyłącznie z rodzicem lub oficjalnym opiekunem. W przypadku dzieci towarzyszących osobom dorosłym podczas zameldowania należy okazać ważny dowód osobisty, dokument tożsamości wydany przez organ rządowy, paszport lub legitymację szkolną/studencką.

Hotel HP Park położony jest w spokojnej okolicy, na terenie rozległego parku, w południowej części Olsztyna. Obiekt znajduje się w pobliżu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego i 4 km od centrum miasta.