Czasem potrzeba naprawdę niewiele, aby osoba jedynie zainteresowana naszą ofertą stała się realnym klientem. Przedstawiamy 5 zasad związanych z obsługą rezerwacji, o których warto pamiętać.

1. Aktualizuj ofertę

W miarę potrzeby, na bieżąco aktualizuj treść swojego ogłoszenia. Pamiętaj przede wszystkim o cenniku, bo zwłaszcza on determinuje zainteresowanie Twoją ofertą. Jeśli zdecydujesz się na podniesienie ceny, a nie uwzględnisz tego w ofercie, goście mogą poczuć się oszukani z powodu konieczności zapłaty wyższej sumy. Ostatecznie może to prowadzić do rezygnacji z rezerwacji. Jeśli posiadasz nowe wyposażenie lub udogodnienia – koniecznie wspomnij o tym w opisie. Jeśli zmieniłeś wystrój lub umeblowanie – nie zapomnij zastąpić starych zdjęć nowymi.

2. Odpowiadaj szybko

Nasze analizy wskazują bezpośrednią korelację między czasem odpowiedzi na zapytania o ofertę, a prawdopodobieństwem dokonania rezerwacji. Jeśli nie zawsze jesteś w stanie odpowiedzieć natychmiast, ustaw auto-odpowiedź z informacjami, które mogą być przydatne dla osób poszukujących miejsca na sylwestra. W automatycznej wiadomości warto poinformować, że niebawem odpowiesz precyzyjnie na pytania. Pamiętaj, że im dłużej zwlekasz z odpowiedzią, tym większe prawdopodobieństwo, że gość wybierze inną ofertę.

Nawet jeśli nie dysponujesz już wolnym miejscem, warto poinformować o tym gościa, zamiast zostawić go bez odpowiedzi. Być może skorzysta on w przyszłości z naszych usług przy innej okazji.

3. Przypomnij o sobie

W przypadku niedokończonych rezerwacji, warto wysłać następnego dnia e-mail z podsumowaniem ustaleń oraz przypomnieniem, że rezerwacja nie została jeszcze ostatecznie potwierdzona. Postaraj się, aby treść przypomnienia nie miała agresywnego charakteru.

Zamiast straszyć, że zaraz ktoś inny zarezerwuje ostatnie wolne miejsce na sylwestra, lepiej dowiedzieć się co wstrzymuje potencjalnych gości przed podjęciem ostatecznej decyzji. Być może potrzebują jeszcze dodatkowych informacji lub pomocy. Okaż zainteresowanie, a rezerwacja z pewnością dojdzie do skutku.

4. Bądź pod telefonem

Nie zapominaj, że wiele osób preferuje kontakt telefoniczny – w ten sposób mają możliwość dopytania o więcej szczegółów. Jeśli z jakiejś przyczyny nie jesteś w stanie odebrać telefonu, nie zapomnij oddzwonić. Jeśli nie masz w danym momencie wglądu do swojego kalendarza rezerwacji, poinformuj o tym i obiecaj, że odpowiesz na zapytanie jak tylko będzie to możliwe.

5. Potwierdź i podsumuj rezerwację

Gdy rezerwacja została ostatecznie sfinalizowana, prześlij potwierdzenie jej dokonania. Informacja powinna zawierać: dane osoby składającej rezerwację, liczbę gości, termin (w przypadku pobytu), ostateczną sumę do zapłaty oraz dane kontaktowe. Mile widziane są wskazówki ułatwiające dojazd do obiektu oraz informacje o pobliskich atrakcjach.

Nie zawsze pamiętamy o podstawowych regułach udanego kontaktu z gościem. Pamiętaj o powyższych pięciu zasadach, a dużo częściej zwyczajne zapytania zamienią się w konkretną rezerwację.