Wbrew pozorom budowanie pozytywnego wizerunku wśród gości odbywa się nie tylko podczas zabawy sylwestrowej, ale również na etapie obsługi rezerwacji. Poniżej przedstawiamy przykłady komunikacji zarówno z pozytywnym jak i negatywnym wydźwiękiem.

Nie przyjęcie lub odwołanie rezerwacji

Nie ignoruj żadnych zapytań o Twoją ofertę, a co ważniejsze, nigdy nie obrażaj potencjalnego gościa – wtedy stracisz nie tylko okazję na zarobek, ale ucierpi również Twoja reputacja. Nie powinny Cię dziwić zapytania o ofertę sylwestrową we wrześniu czy nawet w sierpniu.

Nigdy też nie odwołuj, bez istotnej przyczyny, już potwierdzonej rezerwacji sylwestra, nawet jeśli pojawi się lepsza okazja zarobku np. przyjazd większej grupy osób. Takie działanie prędzej czy później negatywnie wpłyną na Twój wizerunek.

Gość:

Witam, chciałabym się dowiedzieć czy są jeszcze wolne miejsca na bal sylwestrowy?

Ogłoszeniodawca:

Proszę wybaczyć, ale nie uwierzę, że ktoś na początku października pyta o grupę 14 osób. Mogę uwierzyć we wszystko, ale nie w taką historię. Zbyt długo pracuję w branży (20 lat), abym uwierzył w tę konfabulacje. (…)

Bezzasadne podwyższenie ceny

Perspektywa lepszego zarobku może Cię kusić również do podwyższenia ceny za zabawę sylwestrową, np. gdy zainteresowanie ofertą zaczyna wzrastać. Pamiętaj jednak, że goście są niezmierne wyczuleni na nagłe zmiany ustalonej już kwoty. Ponadto, nie warto zatajać informacji o opłatach dodatkowych takich jak parking, szatnia czy napoje gazowane.

Opinia gościa:

Wywieziono nas do innej miejscowości do noclegowni gdzie koszt noclegu tam wynosił 30 zł a my płaciliśmy po 150 za os. (…) O północy miał być pokaz sztucznych ogni jeżeli 4 dosłownie petardy najmniejsze w górę można zaliczyć jako pokaz fajerwerek to ok. W barze wino też niby miało być gratis okazało się jednak inaczej i było płatne 24 zł za małą lampkę wina. Sylwester nie wart 600 zł

Przesadne ubarwianie oferty

Doświadczenia związane z zabawą sylwestrową są bardzo subiektywne, dlatego aby uniknąć rozczarowania Twoich gości, staraj się stworzyć pozytywny, ale w miarę możliwości neutralny opis oferty. Jeżeli oferujesz “imprezę na najwyższym poziomie” to nie dopuść do sytuacji, w której goście nie mają gdzie siedzieć. Jeżeli oferujesz “open bar dla każdego” to nie zapomnij wspomnieć, że dotyczy on tylko części alkoholowego menu. Zasada jest prosta – bądź uczciwy i wywiązuj się obietnic.

Opinia gościa:

(…) 20 minut stania w kolejce przed wejściem – 280 zł za osobę, ale za kluczyk do szatni i tak trzeba było zapłacić 2 zł – tragiczne miejsca siedzące, które wystarczyły dla 3 osób ( a było nas pięcioro), malutki tani stoliczek – jedna łazienka na 200-300 osób, która w dodatku znajdowała się w piwnicy, więc za każdym razem trzeba było schodzić z drugiego piętra i czekać czasami ponad 20 minut w kolejce (sic!) – mało miejsca do tańczenia, nie było w ogóle wydzielonego parkietu, tańczyło się pomiędzy barem, a stolikami w miejscach w których przechodzili ludzie, dzięki czemu cały czas ktoś kogoś szturchał, albo musiał się przeciskać biorąc drinki z baru – muzyka średnia/słaba – wybór drinków mały, ciepła wódka w plastikowych kieliszkach po którą trzeba było stać w kolejce przy barze. (…)

Dobre dopasowanie oferty

Okazja zarobku w sylwestrowym okresie jest kusząca, jednak satysfakcja klienta powinna być zawsze na pierwszym miejscu. Jeśli chcesz, aby sylwestrowa zabawa czy pobyt był dobrze wspominany przez Twoich gości, musisz dążyć do tego, aby Twoja propozycja była dopasowana do osób, które z niej skorzystają. Każdy niezadowolony klient to negatywna opinia o Twojej imprezie w internecie. Postaraj się delikatnie odradzić swoją ofertę osobom, co do których masz pewność, że mogą żałować wydanych pieniędzy.

Gość:

Dzień dobry, Chciałam zapytać o możliwość rezerwacji 4 miejsc na Sylwestra. Ponieważ chciałabym to kupić na prezent dla rodziców, to mam pytanie, czy dla osób 60-letnich taka impreza byłaby odpowiednia. Z góry dziękuję za informację.

Ogłoszeniodawca:

Nie wiem czy dla 60 latków ten bal będzie dobrym prezentem. Przeważać będą ludzie w wieku 30 – 40 lat i muzyka będzie na pewno bardzo dynamiczna, współczesna z niewielką ilością przebojów lat 70. A mam wrażenie że Pani rodzice dobrze bawiliby się właśnie przy szlagierach lat 60, 70 i 80! Myślę że powinna Pani poszukać innego balu. Przepraszam że tak bezpośrednio określiłem temat! Ale mamy duże doświadczenie w realizacji tego typu imprez.

Nieszablonowa odpowiedź

Dla wygody możesz na każde zapytanie w sprawie oferty sylwestrowej odpowiadać tym samym szablonowym tekstem. Nie zawsze odpowie on jednak na specyficzne pytania potencjalnego gościa. O wiele lepszym rozwiązaniem jest napisanie spersonalizowanej wiadomości, która rozwieje wszelkie wątpliwości.

Gość:

Czy samotna osoba-65-może uczestniczyć w zabawie sylwestrowej?

Ogłoszeniodawca:

Przedział wiekowy zakładamy między 35 a 55 lat, ale młodości nie mierzy się metryką tylko duchem. Zapraszamy!

Indywidualne podejście

Indywidualne podejście to również doskonała okazja do zaproponowania specjalnej oferty (rabatu, gratisu), co dodatkowo może zachęcić do decyzji i pozwoli pytającemu poczuć się jak ktoś wyjątkowy.

Gość:

Czy są jeszcze wolne miejsca?

Ogłoszeniodawca:

(…) Mamy jeszcze wolne miejsca, więc zapraszamy do rezerwacji. Uwaga! Panowie mają u nas specjalne względy. Więc jeśli zapisze się Pan z kolegą dla obu osób będzie zniżka 50 zł, czyli cena do zapłaty to 249 zł. Prosimy jednak o szybką decyzję, co do rezerwacji miejsca, bo mamy dużo zgłoszeń. (…)

Wstęp do budowania dobrego wizerunku to opis Twojej oferty. Musi być kompletny i zgodny z tym co faktycznie proponujesz gościom na sylwestra. Pamiętaj, że ubarwianie oferty może obrócić się przeciwko Tobie, kiedy po sylwestrze pojawią się masowo w internecie nieprzychylne opinie o Twojej ofercie. Postaw na uczciwość, a zadowoleni goście wrócą do Ciebie za rok, wraz ze znajomymi, a Ty będziesz cieszyć się z pełnego obłożenia.