Jak szybko i skutecznie pozyskać gości na sylwestra? To pytanie nurtuje niejednego organizatora sylwestra. Zebraliśmy sprawdzone sposoby. Wykorzystaj je i ciesz się pełnym obłożeniem.

1. Reaguj na każde zapytanie

Nie pozwól, by jakieś zapytanie czy telefon pozostały bez odpowiedzi. Na każde zapytanie potencjalnego gościa musisz odpowiedzieć, nawet gdyby było najbardziej banalne.. A jeśli okaże się, że jest to pytanie o informacje, których nie ma w Twojej ofercie to koniecznie po takim zapytaniu ją zaktualizuj.

Odpowiadaj maksymalnie szybko, tym sposobem unikniesz utraty gości na rzecz konkurencji. Jeśli gość zadaje dodatkowe pytania nie odpowiadaj zdawkowo, zadbaj o niego. Dopytaj czy na pewno ma już wszystkie informacje, które są mu niezbędne do złożenia rezerwacji. To pokaże, że dbasz o swojego potencjalnego gościa zanim jeszcze przestąpi próg Twojego ośrodka, pensjonatu czy miejsca organizacji imprezy sylwestrowej.

Usprawnij swoją pracę poprzez przygotowanie szablonów. Zapytania o sylwestra są zazwyczaj bardzo podobne. Aby maksymalnie skrócić czas na odpowiedź przygotuj sobie wzory odpowiedzi, które będziesz mógł szybko wykorzystać, by czas oczekiwania na odpowiedź był jak najkrótszy.

Jeśli z jakiegoś powodu nie mogłeś odebrać telefonu to koniecznie oddzwoń. Nie zmuszaj gości do wielokrotnych prób szukania kontaktu z Tobą. Musisz być dla gości naprawdę dostępny – to klucz do sukcesu.

2. Podawaj dokładne ceny

Nikt nie chce być negatywnie zaskakiwany inną ceną, niż tą którą zobaczy przy ofercie w Internecie. Niech Cię nie kusi wpisywanie ceny najniższej możliwej, która nie zawiera podstawowych udogodnień. Być może niższą ceną przyciągniesz większą liczbę wstępnie zainteresowanych, ale rozczarują się oni przy bliższym kontakcie z Tobą. Zawsze otwarcie wskazuj, co wchodzi w skład oferty, jakie atrakcje są objęte pakietem, a co jest związane z dodatkową odpłatnością.

Koniecznie wskazuj też jasne warunki pobytów z dziećmi, ustal czy pobyt dziecka do 3 lat jest bezpłatny, a ile zapłaci gość za pobyt ze starszym dzieckiem. Czy parking będzie odpłatny, czy w cenę jest wliczona opłata klimatyczna? Obecnie również bardzo ważną kwestią jest realizacja bonów turystycznych. Nie zapominaj poinformować w ofercie, że jesteś realizatorem bonów.

3. Zadbaj o zawartość oferty

Pytanie czy krótki czy długi opis jest lepszy będzie tu na miejscu. Ważne, żeby był wyczerpujący, to znaczy zawierał wszystkie istotne z punktu widzenia gościa informacje. Koniecznie odpowiedz w opisie na poniższe pytania:

• Jakie pomieszczenia udostępnisz gościom?
• Jakie udogodnienia, dodatkowe atrakcje i usługi proponujesz?
• Gdzie i kiedy odbędzie się impreza sylwestrowa?
• Czy będzie motyw przewodni imprezy?
• Jakie pakiety są do wyboru i w jakich cenach?
• Jakie będzie menu?
• Jak wygląda harmonogram imprezy lub wyjazdu?
• Jak można zarezerwować sylwestra?

Brak informacji w zakresie powyższych pytań będzie powodował konieczność dodatkowych kontaktów z Tobą, co w efekcie wydłuży ścieżkę rezerwacji. Nie możesz sobie na to pozwolić. Z kolei zbyt długi i drobiazgowy opis będzie zniechęcał do przeczytania go w całości. A być może akurat na końcu będą zawarte najważniejsze informacje.

4. Nie koloryzuj

Po prostu bądź uczciwy w swojej ofercie. Jeśli stół z przekąskami będzie się składał z kilku propozycji nie pisz, że będzie to suto zastawiona zimna płyta. Jeśli pokoje, w których będą nocowali goście są pokojami w zwykłym standardzie  o średniej wielkości nie pisz, że są to ekskluzywne, przestronne i gustownie urządzone apartamenty. Po przybyciu na miejsce goście mogą się naprawdę niemiło zdziwić. Nie ma potrzeby ubarwiać za nadto oferty, bo to zwróci się przeciwko Tobie.

Staraj się stworzyć pozytywny, ale w miarę neutralny opis swojej oferty. Zasada jest prosta, trzymaj się faktów.

5. Dodaj propozycji „smaczku”

Pobytów, imprez sylwestrowych czy wyjazdów w okresie sylwestra jest wiele. Jak to zrobić, by właśnie Twoja ofertą zainteresowali się goście? Musisz wyróżnić się czymś niebanalnym. Może bal w specjalnym stylu czy loteria z nagrodami, a może wycieczka niespodzianka w ramach pobytu lub zniżka 10% na kolejny wyjazd lub pobyt.  Możliwości jest wiele, a jaką wybierzesz to zależy tylko od Ciebie. Pamiętaj, że każdy z nas lubi wszelkie promocje gratisy i rabaty. Czemu by tego nie wykorzystać w celu szybszego zapełnienia listy gości?

6. Ustal jasne zasady rezerwacji, odwołania i skrócenia pobytu

Jeszcze przed podjęciem decyzji, każdy gość musi znać zasady, jakimi kieruje się Twój obiekt przy przyjmowaniu rezerwacji. Musisz określić jaka będzie wysokość przedpłaty. Ważne jest by dokładnie zakomunikować gościowi czy przedpłata będzie w formie zaliczki czy zadatku.

Jeśli jest to zaliczka, to w przypadku rezygnacji z udziału w sylwestrze będziesz zobowiązany ją zwrócić niedoszłemu uczestnikowi. W przypadku zadatku nie ma możliwości zwrotu. Zadatek jest bezzwrotny i przy rezygnacji przepada.

Podczas pobytu zdarzają się czasem nieprzewidziane wcześniej rezygnacje z atrakcji czy chęć skrócenia pobytu. Uprzedź wcześniej gości w przypadku organizacji sylwestra z pobytem o zasadach rozliczenia rezygnacji z części pobytu.

7. Dbaj o media społecznościowe

Jeśli nadal nie istniejesz w mediach społecznościowych to najwyższy czas to zmienić. Posiadanie fanpage na Facebook czy prowadzenie Instagrama to teraz obowiązek jak posiadanie poczty e-mail. Załóż swoje profile, prowadź je regularnie i zachęć swoich odbiorców do spędzenia sylwestra u Ciebie. Koniecznie dodaj w nich propozycję sylwestrową, którą przygotowałeś na ten rok. Jeśli prowadzisz te media dłużej to rozważ opcje płatnej reklamy, która może Ci przynieść naprawdę wiele korzyści.

8. Dbaj o rozgłos

Publikując ofertę w serwisach z ofertami stricte na sylwestra. Poszukujący oferty sylwestrowej zazwyczaj wpisują w wyszukiwarkę frazy typu „sylwester w górach”, „sylwester Warszawa”, czy „sylwester nad morzem”. Sprawdź, jakie serwisy na te frazy, które akurat do Ciebie pasują, występują na najwyższych pozycjach. Zamieszczenie w nich swojej oferty to doskonała inwestycja. W przypadku jeśli oferujesz pobyt sylwestrowy, czyli sylwestra z noclegiem, możesz również ogłosić się w serwisach promujących ogólnie miejsca noclegowe.

Jeśli masz własna stronę www możesz również zainwestować w reklamy w wyszukiwarce (Google Ads). Jest to płatna forma reklamy i zależności do frazy może kosztować do kilkudziesięciu groszy do nawet kilku złotych za kliknięcie. Dobra forma reklamy to również e-mail marketing. Wysłanie wiadomości e-mail z aktualną ofertą sylwestrową nic bowiem nie kosztuje. Wysyłając kupon ze zniżką można skutecznie zachęcić do ponownego przyjazdu osoby, które w ubiegłym roku spędziły sylwestra u Ciebie.

A Ty co byś dodał do tej listy? Masz swoje sprawdzone sposoby?