Zadatek czy zaliczka? Poznaj różnice

Jakie są warunki rezerwacji w Twoim obiekcie? Co muszą zrobić potencjalni goście, aby zarezerwować nocleg u Ciebie? Czy wiesz jaką odpowiedzialność bierzesz na siebie pobierając zadatek? Czym zadatek różni się od zaliczki? Sprawdź jakie korzyści i zagrożenia niesie ze sobą pobieranie przedpłaty od gości. 

Zadatek i zaliczka to zabezpieczenie zarówno dla gospodarza jak i gościa. Gospodarz ma gwarancję finansową, a gość pewność, że nocleg będzie na niego czekał w wyznaczonym terminie.  

Jednak co w sytuacji odwołania rezerwacji przez gościa? A co jeżeli to Ty jako wynajmujący, przez pomyłkę przyjąłeś dwie rezerwacje na ten sam termin i nie możesz zrealizować pobytu? W momencie anulowania rezerwacji ujawniają się różnie między zaliczką, a zadatkiem. Przeczytaj, jakie zasady Cię obowiązują w takiej sytuacji.

Różnice między zaliczką a zadatkiem

Zarówno gospodarze jak i goście często nie mają świadomości jakie obowiązki i prawa przysługują im w związku z dokonaniem czy otrzymaniem rezerwacji. Dla wielu zaliczka i zadatek jest jest dokładnie tym samym i używają tych określeń zamiennie. To błąd. Skutki wręczenia zadatku i zaliczki są różne. Mimo to są bardzo często są ze sobą mylone.

Powodem takiego stanu rzeczy może być fakt, że do momentu, gdy wszystko idzie zgodnie z planem, zadatek nie różni się od zaliczki. Odczuwalne różnice pomiędzy zaliczką, a zadatkiem ujawniają się w momencie anulowania rezerwacji.  Co do zasady, zaliczka stanowi formę bardziej niesformalizowaną, nie jest wprost uregulowana w przepisach, podczas gdy zadatek jest prawnie uregulowany w Kodeksie Cywilnym. Jak wygląda to w praktyce?

Brown Illustration Traditional Comparison Chart - Zadatek czy zaliczka? Poznaj różnice

Pobieranie przedpłaty w praktyce

Zaliczka

W razie rozwiązania umowy zaliczka zawsze powinna być zwrócona do wpłacającego. Niezależnie od tego kto rozwiązał umowę – czy gość, czy gospodarz obiektu. Co to oznacza?

Gdy jako wynajmujący pobierasz zaliczkę tak naprawdę do ostatniej chwili gość może odwołać swoją rezerwację, a Ty będziesz miał obowiązek zwrócić pobraną kwotę. Zaliczka nie jest zabezpieczeniem, a jedynie wpłatą części kwoty, na którą wyceniono pobyt. 

Zaliczka wiąże się także z brakiem zobowiązań po Twojej stronie. Jeżeli nie możesz zrealizować pobytu, bo wypadł nieoczekiwany remont, czy nałożyły się dwie rezerwacje – po prostu zwracasz gościowi pieniądze w takiej samej kwocie. Nie musisz obawiać się konsekwencji.

Zadatek

Kwestia odwołania rezerwacji przy pobraniu zadatku wygląda całkowicie inaczej. Zadatek ma na celu zabezpieczenie zarówno gospodarza obiektu, jak i gościa. Jakie ma to odniesienie do realnych sytuacji?

Jeżeli gość odwoła rezerwację nie masz obowiązku zwracania zadatku. Gość wpłacając zadatek bierze na siebie odpowiedzialność za ewentualnie anulowanie rezerwacji.

Oczywiście możesz się umówić z gościem inaczej i w ramach zachowania dobrych relacji zwrócić część kwoty, czy podarować voucher do wykorzystania w innym terminie. Jest to jednak Twoja dobra wola. 

Warto rozważyć takie rozwiązanie, jeżeli do terminu realizacji pobytu zostało jeszcze dużo czasu. Zaproponuj gościowi, że oddasz zadatek, jak pozyskasz inną rezerwację na ten termin. Tym samym nie poniesiesz straty, a na pewno zyskasz w oczach gościa, który był zmuszony odwołać rezerwację. Być może poleci Cię swoim znajomym? Weź to pod uwagę :)

Pobierając zadatek pamiętaj także o swoich zobowiązaniach. Jeżeli nie zrealizujesz pobytu, Twoim obowiązkiem jet zwrócenie zadatku w podwójnej wysokości. Ty jesteś zabezpieczony finansowo, jednak Twój gość także.

Wyjątkowe okoliczności

Jest jeszcze trzecia sytuacja powodująca rozwiązanie umowy. W momencie, gdy rezerwacja nie może się odbyć z przyczyn niezależnych od gospodarza obiektu, ani od wynajmującego przedpłata powinna zostać zwrócona do gościa. Dotyczy to także zadatku. Jest to stosunkowo nieczęsta sytuacja, jednak należy mieć jej świadomość. 

Co wybrać? Zadatek czy zaliczkę?

Pamiętaj że zarówno zaliczka jak i zadatek mają być zabezpieczeniem i wygodą dla każdej ze stron. Jeżeli wystąpiła sytuacja awaryjna, postaraj się okazać zrozumienie gościom, którzy chcą odwołać rezerwację. Weź pod uwagę powód. Jeżeli goście mają wątpliwości co do pogody i dlatego chcą odwołać rezerwację należy zachęcić ich do pobytu lub faktycznie poinformować o konsekwencjach rozwiązania umowy :)

Jednak jeżeli gość nie może przyjechać z innych, ważniejszych przyczyn postaraj się zachować dobre relacje i postaw na rozmowę. Dialog jest Twoją główną bronią przed utratą rezerwacji.

Zdecyduj, które rozwiązanie spełnia Twoje oczekiwania i jeszcze skuteczniej pozyskuj rezerwacje. Klarowne zasady rezerwacji i ewentualnego anulowania jeszcze skuteczniej przyciągną nowych gości.

Powodzenia!

Opublikowano:

Autor:

Pomagam właścicielom obiektów noclegowych skuteczniej pozyskiwać gości. Na podstawie ich potrzeb i oczekiwań dopasowuję konkretne rozwiązania. Cenię sobie rozmowy z wynajmującymi. Pozwalają mi poznać ich perspektywę, problemy, wyzwania. Lubię słuchać. Nie ukrywam, że mówić także. :) Stawiam na budowanie relacji, dialog, ciągły rozwój i poszerzanie horyzontów. Prowadzę edukacyjne spotkania on-line dla wynajmujących krótkoterminowo. Zaufanie traktuję jako najcenniejszą walutę. Na co dzień jestem dostępna w biurze obsługi Noclegowo, więc pisz, dzwoń, a ja chętnie podzielę się moimi doświadczeniami!

2 komentarze

Pensjonat Jemioła

Witam,
Szanowni Państwo !
Bardzo obszernie opisali Państwo różne warianty dot. rezerwacji w hotelarstwie
Jest to jeden z nielicznych portali który pisze o tym jak skutecznie zadbać o klienta i co należy robić w sytuacjach skomplikowanych
Dziękujemy.
Pozdrawiamy
Pensjonat Jemioła

Reply
Zuzanna Maciejewska

Bardzo dziękujemy za tak miłe słowa :) Pozdrawiamy!

Reply

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Prowadzisz wynajem na doby?

Ten ebook jest dla Ciebie!

Pobierz darmowy ebook