Prowadzenie działalności niezależnie czy jest to hotel, pensjonat lub apartament wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Niezwykle przydatny, a wręcz nawet obowiązkowy jest regulamin obiektu noclegowego. Jak go zatem napisać aby był prosty, zrozumiały a jednocześnie zawierał wszystkie najważniejsze zasady?
Nieposiadanie regulaminu pensjonatu, hotelu czy innego obiektu noclegowego może przyczynić się do wielu nieciekawych sytuacji z gośćmi. Pamiętaj, że nie każdy ma dobre intencje i warto się wtedy zabezpieczyć prawnie. Poniżej znajdziesz wzór regulaminu oraz kilka prostych kroków, które pomogą Ci w spisaniu panujących reguł.
1 Doba hotelowa
„Doba hotelowa zaczyna się o godz. 16.00 i kończy o godz. 11.00 ostatniego dnia pobytu.”
To niezwykle ważne, aby gość wiedział kiedy może zjawić się w Twoim obiekcie oraz kiedy musi go opuścić. Informacja o długości doby hotelowej powinna być zawarta w regulaminie, w opisie ogłoszenia – taką informację możesz zamieścić w panelu Noclegowo, tak aby gość przed złożeniem prośby o rezerwację wiedział jakie zasady obowiązują w Twoim obiekcie oraz informacja powinna zostać przekazana gościom podczas meldunku. Unikniesz sytuacji zbyt późnego wymeldowania i masz pewność, że zdążysz przygotować wszystko dla kolejnego gościa.
2 Płatności
„Płatność za pobyt nie podlega zwrotowi w przypadku skrócenia pobytu. Opłata miejscowa jest wliczona w cenę pokoju.”
Z pewnością w regulaminie musisz umieścić co się stanie, gdy Twój gość nagle postanowi skrócić swój pobyt np. z powodu kiepskiej pogody. W związku z tym, koniecznie poinformuj o możliwości zwrotu części kosztów lub podobnie jak wyżej, o jej braku. Warto także w tym punkcie wspomnieć o dodatkowych opłatach.
A co wtedy, kiedy gość nagle anuluje swój pobyt w Twoim obiekcie? Tu istotna jest różnica między zaliczką a zadatkiem. Jeśli pobierasz od gości zaliczkę, musisz liczyć się z jej zwrotem w razie anulacji pobytu. Jeżeli takich sytuacji wolisz uniknąć – wybierz zadatek, ponieważ nie podlega on zwrotowi.
Poprzez Noclegowo od swoich gości możesz oczekiwać różnej formy rezerwacji. Od 10% zadatku, do nawet 100%. Wybór należy do Ciebie. Często goście jednak boją się płacić od razu całej kwoty i wolą zapłacić jej mniejszą część. Poinformuj także o płatności reszty kwoty. Czy odbywa się to dopiero po przyjeździe na miejsce, czy może maksymalnie trzy dni przed planowanym przyjazdem? Unikniesz w ten sposób niepotrzebnych nieporozumień.
Sprawdź też: Jak rozliczyć podatki w najmie krótkoterminowym?
3 Akceptacja zwierząt
„W Apartamencie nie akceptujemy zwierząt. „
A jeżeli gość nagle postanowi zabrać ze sobą psa? W związku z tym lepiej ustrzec się przed takimi sytuacjami, zwłaszcza wtedy, gdy szczególnie nie chcesz, aby w Twoim obiekcie gościły zwierzęta. Jeżeli jednak, w Twoim obiekcie akceptujesz zwierzęta i oczekujesz za nie dodatkowej opłaty, również zamieść to w regulaminie. Takie kwestie są niezwykle istotne dla gościa.
4 Palenie tytoniu
„W Apartamencie obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu.”
Nie życzysz sobie by goście palili na terenie Twojego obiektu? Po prostu napisz to w regulaminie. Przecież na pewno nie chcesz pilnować ich na każdym kroku! Posiadasz miejsca do tego specjalnie wyznaczone? To również warto zawrzeć, by goście dokładnie wiedzieli, gdzie mogą palić na terenie Twojego obiektu.
5 Cisza nocna
„Cisza nocna obowiązuje od godz. 22.00 do godz. 6.00 rano.”
To niezwykle istotny element regulaminu obiektu noclegowego. Zapewnia on spokój nie tylko Tobie, ale także pozostałym gościom.
6 Odpowiedzialność za szkody
„Goście Apartamentu XYZ ponoszą odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone w pokojach. Szkoda oznacza zarówno zniszczenie/uszkodzenie elementów wyposażenia pokoju jak ich utratę.”
Pamiętaj o tym, że w Twoim obiekcie zawsze ktoś może coś potłuc, rozwalić lub ukraść. Warto się ubezpieczyć przed taką sytuacją i przestrzec przed ewentualną odpowiedzialnością jaka będzie spoczywała na gościach za straty. Przecież nie ma sensu zarobionych pieniędzy przeznaczać od razu na naprawę szkód, prawda?
7 Ciąg dalszy
„W przypadku powstania szkody w pokoju z winy Gościa bądź z winy odwiedzających go osób, Gość jest zobowiązany do pokrycia kosztów jej naprawy. Za szkody wyrządzone przez dzieci odpowiadają rodzice. „
No tak… ale co tak naprawdę znaczy odpowiedzialność za szkody? W tym przypadku oczywiście pokrycie jej kosztów. Warto wziąć pod uwagę także różne szkody spowodowane przez dzieci czy odwiedzających naszych gości.
8 Zawiadomienie o szkodzie
„Gość powinien zawiadomić właścicieli o wystąpieniu szkody w pokoju bądź też o jej stwierdzeniu.”
Bądź przygotowany na to, że gość będzie chciał tej odpowiedzialności za szkody uniknąć. Jak? Po prostu nie mówiąc Ci o zaistniałej sytuacji. Koniecznie poinformuj, że jest do tego zobowiązany.
9 Dostęp do obiektu
„Goście zobowiązani są przechowywać klucz do pokoju z należytą starannością. W przypadku jego utraty, Goście zostaną obciążeni kosztami wymiany dwóch wkładek zamka w wysokości 200 zł.”
Zapewne do każdego wynajmowanego pokoju bądź apartamentu nie masz niezliczonej ilości kluczy, prawda? Pamiętaj, że jeżeli gość je zgubi, generuje to dla Ciebie dodatkowe koszty. Kwota jaką ustalisz w razie ich zgubienia jest zależna od Ciebie. Ważne jednak, by goście mieli tego świadomość.
Określ także w jaki sposób gość będzie mógł uzyskać dostęp do pomieszczenia. Wiele obiektów korzysta ze standardowego zamka, gdzie wystarcza klucz. Wtedy wyjaśnij, gdzie gość będzie mógł otrzymać klucz do pokoju, kto mu go dostarczy i w jakich godzinach. Jeżeli jednak korzystasz z zamka elektronicznego, który zyskuje coraz większą popularność wśród właścicieli obiektów, określ na jakich zasadach gość będzie mógł uzyskać instrukcje dot. zamka. Jeżeli przesyłasz taki kod wraz z instrukcją godzinę przed przyjazdem, koniecznie wspomnij o tym w regulaminie!
10 Własność gościa
„Apartament XYZ nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia pojazdu należącego do Gościa, jak również za rzeczy wartościowe pozostawione w pokojach. „
Nie tylko Twoje rzeczy mogą ulec zniszczeniu w czasie pobytu gościa. Ubezpiecz się jednak od takich sytuacji, gdy gość np. za stłuczkę na parkingu Twojego obiektu lub inne zdarzenie będzie chciał obciążyć Ciebie odpowiedzialnością. Może się też zdarzyć, że gość zostawi coś wartościowego np. w jednej z szuflad w pokoju i nie odnajdziesz tego przed kolejną wizytą. W tej sytuacji ważne jest, aby to właśnie Ciebie nie oskarżono o kradzież.
11 Impreza
„Goście zobowiązują się wykorzystywać Apartament jedynie do celów mieszkalnych – zabrania się organizowania imprez w Apartamencie. „
Nigdy nie wiesz na jakich gości trafisz i jaki mają cel podróży do Twojego obiektu. Taki zapis to zawsze dodatkowa ochrona dla Ciebie i nieprzyjemnymi sytuacjami.
12 Wypowiedzenie pobytu
„W przypadku, gdy Gość w sposób znaczący narusza spokój i/lub dobra sąsiadów oraz nie przestrzega powszechnie stosowanych norm współżycia między ludźmi, firma Apartament XYZ zastrzega sobie prawo do wypowiedzenia Gościowi pobytu w apartamencie i nie jest wówczas zobowiązana do zwrotu pieniędzy za niewykorzystany okres. „
Gdy goście przekroczą ustalone granice, musisz mieć prawo do wypowiedzenia pobytu. Ważne jest, byś nie musiał oddawać pieniędzy. W końcu to oni nie przestrzegali zasad panujących w Twoim obiekcie.
Zobowiązanie się do przestrzegania, bezpieczeństwo
Nie musisz każdego gościa prosić o podpis pod regulaminem w momencie przyjazdu do Twojego obiektu. Wystarczy, że dodasz podpis pod nim:
„Korzystanie z usług Apartamentu XYZ stanowi akceptację niniejszego regulaminu.”
Warto również dodać w regulaminie akapit, dzięki któremu goście przypomną sobie najważniejsze wytyczne co do bezpiecznego użytkowania wynajmowanego pokoju lub domku w trakcie obostrzeń epidemicznych. Goście powinni wiedzieć, jaka procedura obowiązuje w hotelu, pensjonacie lub apartamencie i w konkretnych jego strefach (takich jak basen czy sauna), jeśli podejrzewają u siebie rozwój choroby zakaźnej.
Jesteśmy pewni, że regulamin przyczyni się do wielu spokojniejszych nocy oraz mniejszej ilości nieporozumień. Będzie to na pewno większy komfort zarówno dla Ciebie, jak i Twojego gościa. Mamy nadzieję, że instrukcja okaże się pomocna. Teraz napisanie regulaminu nie powinno sprawić Ci problemu!
Ten regulamin to jedynie przykład, a treść powinna być dostosowana do specyfiki Twojego obiektu, lokalnych przepisów oraz standardów. Przed publikacją regulaminu zawsze zalecamy skonsultować się z prawnikiem, aby upewnić się, że spełnia on wszystkie wymagania prawne i jest odpowiedni do Twojego biznesu.
